Quel bilan de la dématérialisation en 2017

De la gestion des échanges commerciaux par fax en 1997 à l‘export de flux XML sur les portails des partenaires. De la communication téléphonique entre la centrale d’achat et le metteur en marché à la mise en place de l’échange de données informatisées qui reposent sur des messages normés tels qu’EDIFACT. De l’impression mensuelle des milliers de documents dans les coopératives pour le compte des adhérents à la mise en place de l’extranet qui permet d’extraire des données dans les bases de données du SI et de présenter ces données sous forme de documents dynamiques. De la gestion quotidienne de centaines de justificatifs et de notes de frais à leur dématérialisation totale grâce à la reconnaissance de caractères et à la lecture automatique de documents. Du document manuscrit, qu’il s’agisse du procès-verbal de livraison ou du mandat de commercialisation, au document numérique alimenté par les informations issues du système d’information : il serait grotesque de se demander si le numérique, si la dématérialisation, a impacté le paysage info-documentaire, c’est une évidence !

Tout en essayant de ne pas enfoncer des portes ouvertes nous sommes bien sûr tentés de dire que l’information numérique incarnée dans le document numérique, le document dynamique ou simplement portée par un flux de données est au centre des organisation. L’information circule plus rapidement, est de plus en plus partagée, hier la détention de l’information constituait un avantage, aujourd’hui c’est la capacité de l’entreprise à la partager de manière efficace qui lui permet de se positionner en tête.

Les murs de l’entreprise ne cloisonnent plus, ni l’espace documentaire ni la sphère informationnelle de l’entreprise. D’ailleurs comme le met en évidence Nicolas Graell dans le volume 54 de la revue I2D (2017/3) la mobilité croissante des salariés est ou sera très prochainement synonyme de nouveaux enjeux pour la sécurité informatique.

Le système d’information s’ouvre sur l’extérieur et il appartient à la DSI de sécuriser cette ouverture, il s’ouvre aux échanges automatisés avec d’autres systèmes par le biais de sas spécialisés, flux XML, fichiers text, webservices au point qu’il est parfois délicat de déterminer le périmètre du SI. Nous l’avons vu, des données sont exportées au format csv depuis nos logiciels métier pour alimenter une autre brique fonctionnelle dédiée à la gestion des levées de réserves Kaliti, d’autres données sont utilisées via les flux XML pour alimenter notre sites internet et les outils de gestion ou les portails internet de nos partenaires, d’autres données ont dû être exportées pour alimenter notre SIRH, qui héberge aujourd’hui les bulletins dématérialisés de nos salariés. C’est indéniable le numérique est omniprésents dans tous les services à tous les niveaux.

Des saisies réalisées par les divers services aux informations numériques générées automatiquement sous toutes les formes et parfois incarnées dans un document numérique ou tout simplement stockées dans les bases de données pour produire l’instant d’une consultation un document dynamique, la production de l’information en général et de l’information numérique en particulier a progressé ces dernières années de manière spectaculaire. Ces quelques exemples de dématérialisation, présentés dans une démarche empirique, l’illustrent, l’infobésité est une réalité et les entreprises ne semblent pas prêtes à gérer ce surplus d’information de manière globale.  

Pour répondre à la question « Dématérialisation une démarche orchestrée ? » que je pose dans cette partie j’aurais voulu, en tant que Directeur de systèmes d’information, répondre « bien sûr ! orchestrée et maitrisée », cela serait une forme de reconnaissance du travail effectué dans le cadre des différents projets de dématérialisation mais à la lecture des différents billets de ce blog je pense que vous l’avez compris, la démarche qui consiste à dématérialiser / digitaliser les entreprises ne se fait pas de manière orchestrée, elle ne se fait pas de manière coordonnée.

Les chantiers de dématérialisation se font en fonction des opportunités technologiques, en fonction des besoins métiers qui naissent face à une économie en plein bouleversement. La dématérialisation telle que j’ai pu l’observer dans les différentes structures pour lesquelles j’ai eu l’occasion de travailler est subie, même si nous avons l’impression d’innover, même si nous avons l’impression d’être proactif nous ne faisons rien de plus que répondre à de nouveaux stimuli conjoncturels.

Dans la mesure où ces chantiers répondent, pour la plupart d’entre eux, à des besoins opérationnels et immédiats pour que la structure reste concurrentielle, pour qu’elle ne perde pas son avantage « technologique », ils sont gérés par silos et non de manière globale. Pourtant la dernière tendance, évoquée par Eric Le Ven dans Archimag, qui favorise la dématérialisation est la « globalisation des projets »

Eric Le Ven écrit « La dématérialisation – et l’automatisation des processus documentaires – s’appréhende donc désormais plus en amont et de façon plus large pour satisfaire des formats et des canaux plus variés, sur des processus interdépendants les uns des autres qu’il faut étudier dans leur globalité, en utilisant des solutions plus flexibles pour accompagner de nouveaux usages. Ce qui suppose la mise en place de référentiels, l’adossement à des standards d’interopérabilité (CMIS) et l’utilisation d’API pour intégrer de façon harmonieuse la dématérialisation aux logiciels métier » 

Vaste projet qui peut être initié par le déploiement d’une Gestion Electronique de Documents. Celle-ci, appréhendée dans toute sa transversalité, peut devenir la pierre angulaire d’un projet global de dématérialisation ou alors un projet de dématérialisation de plus qui vient déstabiliser encore plus la gestion de l’information et de la documentation.