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Présentons d’abord succinctement le contexte à travers deux processus métier concernés par cette digitalisation. • Cas des bons d’apportDans une coopérative, lorsqu’un adhérent livre la marchandise, le réceptionniste constate son « apport » puis imprime le bon d’apport, le contresigne, puis le donne au chauffeur qui s’est chargé de la livraison. Dans le meilleur des cas le document arrive chez le fournisseur juste sale, dans la plupart des cas il est très abimé (condition météorologiques…) voire illisible. Au-delà de ces problématiques, sur le long terme, les adhérents se plaignent de la perte de lisibilité du document avec le temps (encre qui s’efface progressivement). • Cas des factures d’achat / venteSans…

Du fax papier au fax dématérialisé Au début des années 2000, avec la démocratisation des échanges par email, le fax devait disparaitre bien avant 2010. Force est de constater que ce moyen de communication est toujours utilisé aujourd’hui cependant la façon de gérer les fax a beaucoup évolué ces dernières années. Le fax s’est dématérialisé dans un grand nombre d’organisations. Le document évolue, du document papier nous passons progressivement au document numérique. Même si, à l’heure actuelle, les projets de dématérialisation sont de plus en plus globaux, comme on peut le lire notamment dans Archimag[1] aux prémices de la dématérialisation celle-ci se faisait surtout par « silos » soit en dématérialisant un…

De l’acquisition du terrain constructible par les équipes de développement foncier jusqu’à la prise en charge des « réserves » par le Service Après-Vente le fond documentaire et le système d’information sont régulièrement enrichis. Le volume de documents est en constante augmentation. Les salariés souhaitent accéder facilement aux documents dont ils sont besoin. Qu’ils soient au bureau ou en déplacement. Qu’ils utilisent un ordinateur, un téléphone ou une tablette. Les salariés souhaitent consommer les documents aujourd’hui comme ils consomment l’information en général : immédiatement, quand ils en ont besoin où qu’ils soient. Dans ce contexte d’impératif d’accès facile à l’information, à la documentation des projets il a été décidé de mettre en place…

Digitalisation, une démarche orchestrée ? Dans son article Les 7 tendances de la dématérialisation[1] , pour Archimag, Eric Le Ven nous confirme en septembre 2016 que l’heure est à la dématérialisation, c’est une évidence dans la plupart des organisations. Il nous présente donc ce qu’il appelle les 7 tendances ou ce que nous pourrions nommer les 7 leviers qui favorisent depuis plusieurs années la dématérialisation des entreprises, les grands groupes comme les PME. Mon groupe a suivi globalement ces 7 tendances durant les dernières années, certaines d’entre-elles se sont décliné en projets de dématérialisation et ont de toute évidence impacté l’organisation et la gestion de l’information. Tendance 1 : Une appétence forte…

De la gestion des échanges commerciaux par fax en 1997 à l‘export de flux XML sur les portails des partenaires. De la communication téléphonique entre la centrale d’achat et le metteur en marché à la mise en place de l’échange de données informatisées qui reposent sur des messages normés tels qu’EDIFACT. De l’impression mensuelle des milliers de documents dans les coopératives pour le compte des adhérents à la mise en place de l’extranet qui permet d’extraire des données dans les bases de données du SI et de présenter ces données sous forme de documents dynamiques. De la gestion quotidienne de centaines de justificatifs et de notes de frais à leur…