Dématérialisation
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EDI, vers une dématérialisation totale des processus ?
La mise en place d’échanges de données informatisées faisait régulièrement partie des projets de refonte des systèmes d’information des clients dans le cadre de mes missions de chef de projets . C’est sur la dématérialisation des flux entre divers acteurs, par le biais de l’EDI, que je souhaiterais porter l’accent. Comme j’ai pu le mentionner avec la dématérialisation des échanges commerciaux par fax; produire un document pdf est relativement simple mais ce type d’échange ne convient pas à toutes les structures. Certains clients souhaitent aller plus loin dans l’échange de données, plus loin dans l’interopérabilité entre leur système et ceux de leurs partenaires, c’est notamment le cas avec les…
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La dématérialisation, quel(s) rôle(s), mission(s) et enjeux pour les professionnels de l’information?
Introduction Posons-nous d’abord cette question : Qu’est-ce que la dématérialisation ? Dans son article (Différence entre numérisation et dématérialisation) Marie-Anne Chabin, experte de l’archivage et de la gestion de l’information numérique1 nous propose de faire le distinguo entre la numérisation, qui est un processus essentiellement technique2 de conversion de documents d’un support non numérique (par exemple papier) en données numériques et la dématérialisation que Marie-Anne Chabin définit finalement ainsi : « Opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soit demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de l’information.…
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Ma découverte des systèmes d’information
Quelques mots sur l’information numérique durant cette période Entre 2005 et 2007 ma mission principale consistait en la refonte totale de la composante logicielle du système d’information du groupe agroalimentaire (coopérative + bureaux de vente). L’ensemble des domaines fonctionnels de l’entreprise étaient concernés par le projet : gestion des achats, gestion des stocks, gestion de la production ou encore le domaine de la commercialisation. Il s’agissait de répondre aux nouveaux besoins fonctionnels (interaction entre le logiciel de la partie production et celui des bureaux de ventes) qui n’étaient pas couverts par le périmètre de l’ancien progiciel. Il s’agissait également de s’affranchir de la technologie vieillissante (Système PICK) sur laquelle reposait le…
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Mise en place d’un extranet : un nouveau concept, le document dynamique
Présentons d’abord succinctement le contexte à travers deux processus métier concernés par cette digitalisation. • Cas des bons d’apportDans une coopérative, lorsqu’un adhérent livre la marchandise, le réceptionniste constate son « apport » puis imprime le bon d’apport, le contresigne, puis le donne au chauffeur qui s’est chargé de la livraison. Dans le meilleur des cas le document arrive chez le fournisseur juste sale, dans la plupart des cas il est très abimé (condition météorologiques…) voire illisible. Au-delà de ces problématiques, sur le long terme, les adhérents se plaignent de la perte de lisibilité du document avec le temps (encre qui s’efface progressivement). • Cas des factures d’achat / venteSans…
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Dématérialisation des échanges par fax : création du document numérique
Du fax papier au fax dématérialisé Au début des années 2000, avec la démocratisation des échanges par email, le fax devait disparaitre bien avant 2010. Force est de constater que ce moyen de communication est toujours utilisé aujourd’hui cependant la façon de gérer les fax a beaucoup évolué ces dernières années. Le fax s’est dématérialisé dans un grand nombre d’organisations. Le document évolue, du document papier nous passons progressivement au document numérique. Même si, à l’heure actuelle, les projets de dématérialisation sont de plus en plus globaux, comme on peut le lire notamment dans Archimag[1] aux prémices de la dématérialisation celle-ci se faisait surtout par « silos » soit en dématérialisant un…
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Projet : Gestion Electronique de Documents
De l’acquisition du terrain constructible par les équipes de développement foncier jusqu’à la prise en charge des « réserves » par le Service Après-Vente le fond documentaire et le système d’information sont régulièrement enrichis. Le volume de documents est en constante augmentation. Les salariés souhaitent accéder facilement aux documents dont ils sont besoin. Qu’ils soient au bureau ou en déplacement. Qu’ils utilisent un ordinateur, un téléphone ou une tablette. Les salariés souhaitent consommer les documents aujourd’hui comme ils consomment l’information en général : immédiatement, quand ils en ont besoin où qu’ils soient. Dans ce contexte d’impératif d’accès facile à l’information, à la documentation des projets il a été décidé de mettre en place…
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Quel bilan de la dématérialisation en 2017
De la gestion des échanges commerciaux par fax en 1997 à l‘export de flux XML sur les portails des partenaires. De la communication téléphonique entre la centrale d’achat et le metteur en marché à la mise en place de l’échange de données informatisées qui reposent sur des messages normés tels qu’EDIFACT. De l’impression mensuelle des milliers de documents dans les coopératives pour le compte des adhérents à la mise en place de l’extranet qui permet d’extraire des données dans les bases de données du SI et de présenter ces données sous forme de documents dynamiques. De la gestion quotidienne de centaines de justificatifs et de notes de frais à leur…