(2001 – 2007) : Découverte des SI

Durant les premières années de ce nouveau millénaire J’ai exercé tout d’abord en tant qu’assistant informaticien. Mon travail s’articulait tout d’abord autour de 2 logiciels métiers. Le premier Frulog, développé par la société C2G, était dédié au bureau de vente. Le deuxième reposant sur l’architecture PICK, était utilisé par certains salariés de la coopérative pour gérer les apports (entrée des produits) et la rémunération des adhérents. Aucun lien n’existait alors entre les deux logiciels, ce qui occasionnait un grand nombre de ressaisies informatiques. J’avais également en charge le paramétrage et la maintenance des logiciels dédiés aux ressources humaines (Pégase), à la rémunération des producteurs (Décisiv) ainsi qu’à la comptabilité générale (Sage Ligne 100).

Un peu plus tard j’ai également pris en charge les développements orientés « web » du groupe. A ce stade ce sont des sites statiques développés en HTML sans feuilles de style, sans base de données.

C’était aussi une période très marquée par la dimensions Systèmes (Windows NT4, Windows 2000, Linux Debian, Ubuntu, Unix Aix..) avec tout ce que la dimension système peut comporter. Administration des GPO, Active Directory, Administration Exchange, Serveurs DNS et DHCP pour ce qui est des Serveurs Windows. Paramétrage et administration ds serveurs Apache, Mysql, Proftpd, Sendmail, DansGardian, Squid, Postfix.. pour ce qui est du monde Open Source GPL / GNU. Cela dit je passais déjà bien plus de temps sur le couple Mysql / Apache que sur les autres serveurs linux. L’idée était déjà de pouvoir stocker de l’information dans une base de données, de pouvoir structurer cette information et de pouvoir ensuite la diffuser.

A partir de 2005 avec le départ de la responsable informatique en poste mes missions changent. Elles sont désormais essentiellement orientées vers

• La refonte du système d’information. L’objectif étant de concevoir, en partenariat avec la société Tracing Server un logiciel de gestion de coopératives fruitières et d’imaginer un attelage entre ce logiciel et le logiciel de gestion des bureaux de vente déjà au catalogue de la société Tracing Server. Mon apport est ici essentiellement fonctionnel. Je suis le rédacteur du cahier des charges et, à ce titre, l’interface entre les services internes et les équipes de développement.
• Le déploiement du Progiciel de Gestion Intégré (ERP) et la conduite du changement inhérente à ce type de projets.
  • La composante « station » (production) sera alors déployée fin 2005
  • La composante « bureau de vente » en 2006
• Le développent d’un outil de Business Intelligence
  • Il s’agit d’un intranet sécurisé développé en php permettant d’accéder à la base de données Oracle des nouveaux logiciels. L’objectif est de proposer à la direction un outil de type datamining permettant de collecter des informations ciblées les traiter puis les diffuser via les pages de l’intranet. Une forme de BI au service de l’aide à la décision. L’enjeu est triple, contourner les limites des outils de reporting proposés avec les logiciels Tracing Server, réduire les couts des développements spécifiques et disposer d’un outil capable de produire tout type d’information quel que soit l’angle d’analyse.
• Modernisation du système d’information via les projets de dématérialisation : Dématérialisation du fax, conception d’un extranet.

Le contexte initial : avant la digitalisation

Entre 2005 et 2007 ma mission principale consistait en la refonte totale de la composante logicielle du système d’information du groupe agroalimentaire (coopérative + bureaux de vente). L’ensemble des domaines fonctionnels de l’entreprise étaient concernés par le projet : gestion des achats, gestion des stocks, gestion de la production ou encore le domaine de la commercialisation.

Il s’agissait de répondre aux nouveaux besoins fonctionnels (interaction entre le logiciel de la partie production et celui des bureaux de ventes) qui n’étaient pas couverts par le périmètre de l’ancien progiciel. Il s’agissait également de s’affranchir de la technologie vieillissante (Système PICK) sur laquelle reposait le système et qui représentait un risque pour le groupe de par son absence de maintenance matérielle et logicielle. Enfin il s’agissait d’améliorer le système d’impression et imaginer, plus tard, un système de restitution de données.  Pour ce qui est du système d’impression il s’agissait d’abandonner l’impression de documents sous forme de listings produits par 5 imprimantes matricielles (pour l’ensemble du groupe) au profit d’imprimantes laser.

Je souhaiterais m’attarder quelque peu sur cette période et sur la façon dont étaient alors produits les documents et finalement l’information car cette période sera notre point de référence dans le cadre de notre réflexion. Notre point de départ dans une course où l’accélération de la production de l’information est fulgurante depuis 15 ans ce qui aura pour conséquence, 15 ans plus tard, une surabondance d’information ou une infobésité, sans que les organisations ne le comprennent réellement ou tout du moins sans qu’elles ne le prennent réellement en compte.

Revenons donc à la production du document au début des années 2000. Afin de rendre notre exemple mesurable replaçons-le dans son contexte. Nous sommes donc au sein d’un groupe coopératif qui emploie environ 200 salariés. Pour ces 200 salariés et l’ensemble des documents produits nous disposons de 5 imprimantes. Les impressions des documents « administratifs, financier, comptables » se font de manière centralisée sur l’une des imprimantes, située dans le local informatique, juste à côté des bureaux du service informatique. Elles sont lancées par la responsable informatique à la demande des responsables des services (pour des demandes exceptionnelles) ou alors selon un planning établi.  

Les logiciels métiers en place n’offrant aucune possibilité de consultation des informations statistiques (pas d’outil décisionnel, pas d’outil de restitution), l’impression des documents est, dans ce système-là, le seul moyen d’accéder à l’information.

Chaque jour plus de 100 pages de listing sont imprimées uniquement pour avoir un aperçu du stock « conditionné » (stock de produits prêts pour la commercialisation). Chaque matin le responsable commercial vérifie alors les listings et reproduit fidèlement les informations de celui sur le tableau de « Télévente » (grand tableau blanc, pièce centrale du bureau de vente). Puis à chaque fois qu’une vente est réalisée il vient déduire les quantités commercialisées du stock initialement inscrit sur le tableau.

Puisque le système ne permettait pas de connaitre le stock « à date », les listings de stock (ainsi que d’autres documents ainsi produits) sont ensuite archivés dans un local prévu à cet effet, (il faut imaginer l’équivalent d’un bac de 500 feuilles A4 par jour uniquement pour l’archivage du stock).  

Deux pièces sont prévues pour les archives. Une pièce (fermée à clé) dans le local administratif est prévue pour les documents jugés confidentiels (contrats, procès-verbaux des assemblées générales etc).  Les armoires de stockage de cette pièce sont organisées par catégorie de documents (contrat de travail, contrat fournisseur…), puis dans chaque armoire le classement est effectué dans l’ordre alphabétique, un dossier suspendu par tiers. Les documents ainsi archivés sont gardés sur place en fonction des durées d’utilité administrative de chaque document. Au-delà de cette durée les documents sont externalisés sur un site de production distant, où une salle a été aménagée à cet effet, pour un archivage de longue durée.

Un autre local est prévu pour les documents jugés non sensibles (listings de stocks, rapports de production journalière…). Ce local se situe dans l’unité de production du site principal. Le classement est effectué ici par nature de document, puis par mois et par jour pour les productions journalières. Chaque boite déposée dans la salle d’archives est identifiée pour faciliter les recherches futures. La plupart des documents de suivi de production et de suivi de stock sont archivés pendant un an puis détruits dans le mois qui suit la date anniversaire.

Le système n’est certes pas optimal ; pas de véritable cotation (on donne tout simplement une description à chaque classeur d’archivage en précisant globalement le contenu du classeur) pas de véritable plan de classement (une simple organisation par nature puis par ordre alphabétique ou par date) mais les procédures sont claires. Les durées de rétention respectées. L’archivage constitue une activité centrale dans les organisations non dématérialisées.  

Voilà, en quelques mots, le contexte informationnel dans lequel j’ai découvert les systèmes d’information et le cycle de vie du document et de l’information en 2001. Un rythme de production lent, voire très lent, les documents obéissaient à un référentiel de conservation précis, un classement rudimentaire mais efficace. En 15 ans les organisations ont connu un bouleversement considérable avec l’arrivé notamment du document numérique. La dématérialisation, la digitalisation ont fortement perturbé les pratiques documentaires des entreprises. (Berriau & Chabin, 2018). Voyons à travers les quelques expériences professionnelles qui vont suivre quelle est la situation des SI et de l’information aujourd’hui cela devrait nous éclairer sur la nécessité d’une gouvernance de l’information dans les organisations.

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[3] https://master-iesc-angers.com/la-business-intelligence-au-service-de-lintelligence-economique/